cara archive outlook

Apa itu ARCHIVE?

Archive adalah istilah untuk mengarsipkan dokumen. Pada email, archive berguna untuk mengarsipkan email pada periode tertentu sehingga email lama yang ada dapat terkontrol. Archive pada email juga menghindari terjadinya email hilang karena PST yang corrupt atau rusak. Dengan melakukan archive secara rutin, email bisa dilacak dan dicari dengan mudah (selama email tidak dipindah atau di-delete).

Mengapa email perlu diarchive?

Pada Microsoft Outlook terdapat file PST yang didalamnya berisi sistem email, folder, kontak, kalender, dan email. Jika satu PST file rusak, maka berdampak semua folder dan mail didalam PST tersebut hilang. Hal ini menimbulkan kerugian yang sangat besar bagi pengguna yang memakai email tersebut. PST file pada Outlook versi 97-2002 dapat menyimpan pesan sampai 2GB, maka dari itu perlu rajin dan teliti dalam pengawasan ukuran file PST tersebut dengan cara rutin mengarchivenya.

Gawat jika email rusak atau hilang!

Email yang hilang atau rusak akan sangat merugikan! Email sangat penting karena didalamnya memuat banyak informasi dan data perusahaan. Bagi perusahan besar seperti PT Ungaran Sari Garments, komunikasi paling banyak dilakukan dengan menggunakan email. Komunikasi tidak hanya dengan rekan kerja satu perusahaan, namun komunikasi dengan buyer. Inilah yang menjadikan archive sebagai pencegah kemungkinan hilang atau rusaknya email.


berikut langkah-langkah untuk archive oulook:

1. Pada menubar klik File-pilih archive

2. Kemudian pilih Archive all folders and subfolders
3. Pilih Personal Folder / Outlook Today
4. Tentukan batasan tanggal email yang akan yang akan archive
5. Pastikan "Include items with 'Do not AutoArchive" tercentang

6. Tentukan nama archive file (lebih baik dengan menggunakan batasan tanggal pada langkah 4 sebagai nama, contoh 20030930.pst)
7. Di bagian bawah kanan Outlook panel, akan muncul tulisan "Archiving..." selama proses dan akan hilang bila proses telah selesai
8. Cek kembali folder dan messages untuk memastikan bahwa proses archiving telah dikerjakan dengan benar

Setelah selesai archive langkah berikutnya compact

1. Klik kanan pada Outlook Today / PersonalFolder, kemudian pilih Properties
2. Klik Advanced
3. Cek kembali Path telah berisi drive dan folder PST yang benar

4. Klik Compact Now

Related Posts:

Tweet